กระบวนงานฝึกอบรมสัมมนา

ชื่อความรู้          กระบวนงานฝึกอบรมสัมมนา

เจ้าของความรู้   นางสาวแสงอรุณ  ชวนงูเหลือม

ตำแหน่ง            เจ้าพนักงานธุรการชำนาญงาน

สังกัด     ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครราชสีมา

              สถาบันการพัฒนาชุมชนกรมการพัฒนาชุมชน  กรมการพัฒนาชุมชน

          การจัดฝึกอบรม/สัมมนาที่ดีและมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีการวางแผนการดำเนินงานอย่างละเอียดในทุกขั้นตอน จำเป็นต้องแจงรายละเอียดของงานและโครงการทั้งหมดให้ผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงานได้ทราบอย่างละเอียด เพื่อจะได้ทราบว่างานใดจำเป็นต้องดำเนินการก่อน งานใดที่สามารถดำเนินการไปพร้อมกับงานใดและงานใดจำเป็นต้องรอให้งานอื่นเสร็จเรียบร้อยก่อนจึงดำเนินการได้ ซึ่งผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าใจงานในโครงการและปฏิบัติงานบรรลุวัตถุประสงค์ และเป็นมาตรฐานเดียวกันของหน่วยงาน กระบวนการจัดการฝึกอบรม สัมมนา มีแนวทางและขั้นตอนดังนี้

ส่วนขยาย

แนวทางและขั้นตอนกระบวนการฝึกอบรมสัมมนา มีดังนี้

1.   เตรียมการก่อนดำเนินการจัดฝึกอบรม/สัมมนา

การฝึกอบรมสัมมนา จะดำเนินการประสบความสำเร็จได้ต้องดำเนินการดังนี้

1.1 ขออนุมัติโครงการ

                                เมื่อได้รับการจัดสรรงบประมาณโครงการต่าง ๆ จากกรมฯ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการสามารถดำเนินการขออนุมัติดำเนินงานโครงการ ได้ทันที โดยไม่ต้องรอเวลาให้ใกล้ช่วงของการจัดฝึกอบรม/สัมมนา

                             การขออนุมัติโครงการให้เขียนภาพรวมของโครงการทั้งหมด โดยให้ครอบคลุมทุกกิจกรรมของโครงการที่จะต้องเนินการทั้งหมด ชื่อโครงการ หน่วยงานผู้รับผิดชอบโครงการ อธิบายหลักการเหตุผล วัตถุประสงค์ของโครงการ กำหนดคุณสมบัติผู้เข้ารับการฝึกอบรม กำหนดกลุ่มเป้าหมายจำนวนผู้เข้ารับการฝึกอบรม ขั้นตอนการดำเนินการฝึกอบรม ระยะเวลาดำเนินการฝึกอบรม กำหนดการฝึกอบรม สถานที่ฝึกอบรม ตารางการฝึกอบรมแผนการสอนกำหนดวิทยากร งบประมาณค่าใช้จ่าย รูปแบบ/กิจกรรมที่ใช้ในการฝึกอบรม ผู้รับผิดชอบโครงการ ตัวชี้วัดและผลที่คาดว่าจะได้รับ

     1.2 ขออนุมัติดำเนินงานโครงการ

                      ทำหนังสือบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชาเพื่อลงนามและขออนุมัติดำเนินงานโครงการ

อนุมัติงบประมาณค่าใช้จ่าย จัดทำคำสั่งแต่งตั้งผู้รับผิดชอบโครงการ คำสั่งแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ คำสั่งวิทยากร            ทำหนังสือถึงผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการตามโครงการ

                         1.3 การเตรียมการดำเนินการตามโครงการ

                                 เมื่อได้รับการอนุมัติให้ดำเนินการโครงการฝึกอบรม สัมมนา และอนุมัติให้ใช้เงินแล้ว            โดยดำเนินการในขั้นตอนการเตรียมการก่อนดำเนินการจัดฝึกอบรม/สัมมนาดังนี้

            -  จัดประชุมเจ้าหน้าที่ผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบถึงหน้าที่ที่ได้รับผิดชอบ

  -  ติดต่อประสานเชิญวิทยากรที่จะมาให้ความรู้แก่ผู้เข้าฝึกอบรม สัมมนา กำหนดตารางวิชาฝึกอบรม พร้อมจัดทำหนังสือเชิญวิทยากร ประชุมสัมมนา ห้องพัก ห้องอาหาร(อาหาร อาหารว่างแลเครื่องดื่ม) ห้องฝึกอบรม สถานที่ทำกิจกรรม  ตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ 

  -  ทำหนังสือประสานผู้เข้าร่วมเข้าร่วมการประชุมสัมมนา

  -  การเตรียมการสถานที่ฝึกอบรม ทำหนังสือขอใช้สถานที่ฝึกอบรมหรือสถานที่ศึกษาดูงาน     

  -  จัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ ที่ใช้ในการฝึกอบรมเอกสารประกอบการบรรยาย สื่อประกอบการบรรยาย  Power Point,  DVD  ฯลฯ เช่น ป้ายชื่อโครงการ ประชุมสัมมนา ป้ายชื่อวิทยากร ป้ายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมสัมมนา ป้ายบอกทางไปยังห้องประชุมสัมมนา ป้ายลงทะเบียน เอกสารสำหรับผู้เข้าอบรม จัดเตรียมแฟ้มเอกสาร/อุปกรณ์สำหรับแจกผู้เข้าอบรม เช่น ( สมุดโน๊ต ปากกา ดินสอ ฯลฯ ) จัดเตรียมวัสดุ  อุปกรณ์ ที่ใช้ในการฝึกปฏิบัติหรือแบ่งกลุ่มอภิปราย/ฝึกปฏิบัติ (กระดาษฟาง,ปากกาเคมี,กระดาษกาวย่น  ฯลฯ)

- การรับลงทะเบียน จัดเตรียมแฟ้มบัญชีรายชื่อสำหรับผู้เข้าฝึกอบรมสำหรับเซ็นชื่อลงทะเบียน   การแจกเอกสาร การเก็บเงิน และการสรุปผล

- จัดทำบันทึกขออนุมัติยืมเงินราชการ

                               - การขออนุมัติเดินทางไปราชการ และขออนุมัติใช้รถยนต์ราชการ (กรณีจัดอบรมนอกสถานที่)  

                   - จัดเตรียมรายละเอียดด้านการเงิน แบบลงทะเบียนผู้เข้าอบรม ใบสำคัญรับเงิน ค่าสมนาคุณวิทยากร แบบฟอร์มการเขียนรายงานการเดินทาง กรณีมีการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทาง จากหน่วยงานผู้จัด ณ สถานที่จัดฝึกอบรม/สัมมนา

                   - จัดทำคำกล่าวรายงาน กล่าวเปิด/กล่าวปิด

                   - ทำหนังสือเชิญประธาน/ผู้กล่าวรายงาน พร้อมแนบคำกล่าวรายงาน คำกล่าวเปิด

                     - ทำหนังสือเชิญผู้มีเกียรติร่วมพิธีเปิด-ปิด 

                   - ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง จ้างทำเอกสาร จ้างเหมารถบัสโดยสาร  จ้างเหมาจัดนิทรรศการ                 ซื้อวัสดุสำนักงาน

          2. การดำเนินการระหว่างการจัดฝึกอบรม/สัมมนา 

                   - จัดเตรียมสถานที่ฝึกอบรม โต๊ะ เก้าอี้ ห้องประชุม

                   - ตรวจสอบป้ายข้อความที่ติดในห้องอบรม ตรวจอุปกรณ์เครื่องเสียง ไมโครโฟน โสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ ให้มีความพร้อมก่อนที่จะเริ่มใช้งาน

                   - อำนวยความสะดวกให้แก่วิทยากร และผู้เข้ารับการฝึกอบรม

                   - ลำดับขั้นตอน พิธีเปิด พิธีปิด แนะนำองค์กร สถานที่ แนะนำวิทยากร ทีมผู้ประสานงานโครงการ

- ชี้แจงรายละเอียดต่างๆ ของการฝึกอบรมในแต่ละวันให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมทราบ ชี้แจงรายละเอียดกฎกติกาการอยู่ร่วมกัน

- จัดกิจกรรมนันทนาการ ให้กับผู้เข้าอบรม เพื่อสร้างบรรยากาศและความคุ้นเคย ในระหว่างการฝึกอบรม

- จัดเตรียมอาหาร เครื่องดื่ม ให้เพียงพอ และเหมาะสมในแต่ละวัน

- ระหว่างการฝึกอบรมสังเกตพฤติกรรมผู้เข้ารับการฝึกอบรม การให้ความสนใจ การมีส่วน ร่วม การรักษาระเบียบวินัย และ ความรับผิดชอบของผู้เข้ารับการฝึกอบรม - สังเกตการถ่ายทอดความรู้ของวิทยากรในแต่ละวัน การบรรยายเนื้อหาสอดคล้องกับหัวข้อ วิชา วัตถุประสงค์ที่กำหนดหรือไม่ เทคนิคการถ่ายทอดและการบรรยาย ฯลฯ

                   - เก็บรวบรวมเอกสารใบสำคัญค่าตอบแทนวิทยากร ค่าพาหนะ สำหรับวิทยากรในแต่ละวัน

                   - เก็บรวบรวมแบบทดสอบก่อนและหลังการอบรม แบบประเมินวิทยากร แบบประเมินผล โครงการ

                   - เตรียมใบวุฒิบัตรสำหรับผู้ผ่านการอบรม

          3. การดำเนินการหลังการฝึกอบรม

                    - สรุปค่าใช้จ่าย ขออนุมัติเบิกเงินค่าใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรม                            

                    - จัดทำหนังสือขอบคุณวิทยากร และแนบสรุปผลการประเมินวิทยากร

-  นำแบบประเมินวิทยากร/ประเมินโครงการมาวิเคราะห์และสรุปผลจัดทำรายงานผลการ ฝึกอบรมเสนอผู้บริหารเป็นรูปเล่ม

- สรุปรายงานการติดตามประเมินผลนำข้อมูลที่ได้ไปปรับปรุง พัฒนาหลักสูตรต่อไป

ส่วนสรุป

              การพัฒนาบุคลากรขององค์กรจะเจริญก้าวหน้าหากมีบุคลากรที่มีศักยภาพ มีคุณภาพ และมีความพร้อมในการปฏิบัติงาน การพัฒนาบุคลากรส่วนมากหน่วยงานจะดำเนินการโดยวิธีการจัดฝึกอบรม สัมมนา ให้ความรู้ในเรื่องต่าง ๆ ซึ่งในแต่ละปีได้มีการจัดฝึกอบรมหลายหลักสูตร และในการดำเนินการจัดฝึกอบรมนั้นมีขั้นตอนที่ต้องเตรียมการ และดำเนินการหลายขั้นตอน หากผู้ปฏิบัติหน้าที่ในการจัดการฝึกอบรมได้ทราบ และมีการเตรียมการที่ดีก็จะช่วยให้การจัดฝึกอบรมดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย เพื่อให้การดำเนินงานฝึกอบรม สัมมนา บรรลุผลสำเร็จและมีประสิทธิภาพ จึงได้จัดกระบวนงานฝึกอบรม/สัมมนาเพื่อใช้เป็นแนวทางในการทำงานต่อไป

ที่อยู่/ เบอร์โทรศัพท์  ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครราชสีมา เลขที่ 114 หมู่ 2 ตำบลแหลมทอง อำเภอหนองบุญมาก จังหวัดนครราชสมา 30410  โทร/โทรสาร  0 4433 044 1

                                     ..............................................................