เทคนิคในการเขียนค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ

ชื่อความรู้           เทคนิคในการเขียนค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ

เจ้าของความรู้    นางสาวปริยาภรณ์  กิ่งโพธิ์

ตำแหน่ง             เจ้าพนักงานการเงินและบัญชีชำนาญงาน

สังกัด                  ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครราชสีมา  สถาบันการพัฒนาชุมชน

                           กรมการพัฒนาชุมชน

แก้ปัญหาเกี่ยวกับ การเขียนเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ

................................................................................

๑.      เรื่องเล่าเข้าประเด็น

ข้าพเจ้าอยากที่จะบอกเล่าเกี่ยวกับปัญหาที่เคยประสบมาในการปฏิบัติงานในตำแหน่งของเจ้าพนักงาน

การเงินและบัญชีที่ผ่านมา  ในการเขียนค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการของบุคลากรในบางครั้งการเขียนหรือการขออนุญาตไปราชการนั้นไม่ครอบคลุมวันที่ในการเดินทาง เช่น มีค่าเช่าที่พักแต่ในการเบิกแต่ในวันที่ขออนุญาตไม่ได้ขออนุญาตเดินทางก่อนล่วงหน้า จึงทำให้ไม่สามารถที่จะเบิกค่าเช่าที่พักได้  เป็นต้น และข้าพเจ้าก็ตรวจสอบเจอ กรณีการเขียนผิดแล้วใช้น้ำยาลบคำผิด ซึ่งในหลักฐานการเงินไม่สามารถลบได้ ข้าพเจ้าก็จะให้ไปเขียนใหม่หรือให้ ลงลายมือชื่อกำกับ เพื่อความถูกต้องและจะได้เขียนถูกต้องในครั้งต่อไป ข้าพเจ้าจึงอยากที่สรุปในส่วน ที่สำคัญๆ เพื่อให้เข้าใจง่ายและเพื่อใช้เป็นแนวทางในการเขียนเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการของบุคลากรให้มีความถูกต้องเป็นไปตามระเบียบฯ

๒.      ส่วนขยาย  ข้อควรปฏิบัติในการขออนุมัติในการเดินทางไปราชการ

๑.  ขออนุมัติเดินทางไปราชการ จะต้องระบุวันที่ให้ครอบคลุมวันที่เดินทางออกจากที่พักหรือหรือ

ทำงาน จนถึงวันที่เดินทางกับถึงที่พักหรือทำงาน

               ๒.  การเดินทางไปราชการ ถ้าสิ้นสุดภารกิจแล้ว จะลาพักผ่อนต่อ จะขออนุมัติต้องปฏิบัติดังนี้

                     -  ขออนุมัติให้ครอบคลุมวันที่ออกจากที่พัก จนถึงวันที่เดินทางกลับถึงที่พักเพื่อจะได้เบิก              ค่าพาหนะเที่ยวไปและเที่ยวกลับได้

                    -  ค่าเบี้ยเลี้ยงให้นับตั้งแต่วันที่ออกเดินทางถึงวันที่สิ้นสุดภารกิจในการเดินทางไปราชการ            จะนำวันที่ลาพักผ่อนมานับรวมเพื่อเบิกเบี้ยเลี้ยงไม่ได้

               ๓.  ถ้ามีการลาพักผ่อนก่อนเดินทางไปราชการ จะต้องขออนุมัติเดินทางไปราชการ ดังนี้

                    ๓.๑  ต้องขออนุมัติให้ครอบคลุมวันที่ออกจากที่พัก จนถึงวันที่เดินทางกลับถึงที่พักเพื่อจะได้เบิก ค่าพาหนะเที่ยวไปและเที่ยวกลับได้

                    ๓.๒  ค่าเบี้ยเลี้ยงให้เริ่มนับตั้งแต่วันที่ปฏิบัติภารกิจจนถึงวันที่เดินทางกลับถึงที่พัก

               ๔.  การเดินทางไปราชการต่างจังหวัด จะเบิกค่าที่พักเกินกว่าอัตราที่กำหนดได้ ถ้าท้องที่นั้นมี          ค่าครองชีพสูงและเป็นแหล่งท่องเที่ยว ให้เบิกเพิ่มได้เท่าที่จ่ายจริงไม่เกิน ๒๕% ของอัตราค่าเช่าที่พักแบบเหมาจ่ายหรือเบิกจ่ายจริงตามที่ผู้เดินทางได้เลือกไว้ โดยให้หัวหน้าส่วนราชการอนุมัติ  ทั้งนี้ต้องมีใบเสร็จรับเงินแนบ          และต้องทำบันทึกชี้แจงเหตุผลว่าทำไมต้องพักโรงแรมนั้น

               ๕.  กรณีเดินทางไปราชการเป็นหมู่คณะต้องเบิกค่าที่พักเหมือนกันทั้งคณะ โดยต้องขออนุมัติไว้ก่อนเดินทางว่าจะเบิกแบบเหมาจ่ายหรือเบิกตามที่จ่ายจริงไม่เกินที่ระเบียบกำหนด

               ๖.  กรณีการเดินทางไปราชการโดยรถยนต์ราชการพร้อมพนักงานขับรถ ผู้เดินทางจะขอเบิกค่าที่พักแบบเบิกจ่ายจริง และพนักงานขับรถจะเบิกค่าที่พักแบบเหมาจ่ายไม่ได้ ต้องเบิกค่าที่พักเหมือนทั้งผู้เดินทางและพนักงานขับรถ

               ๗.  การเดินทางไปราชการหลายจังหวัด ตลอดเส้นทางการเดินทางต้องเบิกค่าที่พักเหมือนกันตลอดเส้นทาง โดยต้องขออนุมัติไว้ก่อนล่วงหน้าก่อนการเดินทางว่าจะเบิกค่าที่พักแบบเหมาจ่ายหรือเบิกตามที่จ่ายจริง      ไม่เกินอัตราที่ระเบียบกำหนดตลอดการเดินทาง

               ๘.  การขออนุมัติจ้างเหมารถให้รวมค่าน้ำมันเชื้อเพลิงไว้ในค่าจ้างเหมารถด้วย

               ๙.  การเดินทางไปราชการโดยรถราชการแล้วรถราชการยางแตก จะถือว่าค่าปะยางเป็นค่าใช้จ่ายอื่นที่จำเป็นในการเดินทางไปราชการ ได้ โดยให้ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างไปก่อนได้ แล้วรีบรายงานขอความเห็นต่อผู้บังคับบัญชาตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ ข้อ ๓๙ (๒) บอกเหตุผลว่าถ้าไม่ปะยางรถราชการจะไม่สามารถเดินทางต่อได้ และการปะยางรถไม่ใช่ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานตามปกติ

               ๑๐.  การเดินทางไปราชการประจำ จะเบิกค่าใช้จ่ายในการขนย้ายสิ่งของส่วนตัวและค่าเบี้ยเลี้ยงจาก หน่วยงานใหม่ในกรณีที่อยู่ต่างสังกัดกับสถานที่ที่ปฏิบัติงานเดิม แต่ถ้าอยู่สังกัดเดียวกันจะเบิกจ่ายหน่วยงานใดก็ได้แล้วแต่

               ๑๑.  อัตราค่าเช่าที่พัก

                    -    ผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า ระดับ ๘ ลงมา

                         เบิกจ่ายจริง ห้องพักเดี่ยว  ๑,๕๐๐  บาท  ห้องพักคู่  ๘๕๐  บาท  เหมาจ่าย ๘๐๐ บาท

-          ผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า  ระดับ ๙

เบิกจ่ายจริง ห้องพักเดี่ยว  ๒,๒๐๐  บาท  ห้องพักคู่  ๑,๒๐๐  บาท  เหมาจ่าย ๑,๒๐๐ บาท

-          ผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า  ระดับ ๑๐

เบิกจ่ายจริง ห้องพักเดี่ยว  ๒,๕๐๐  บาท  ห้องพักคู่  ๑,๔๐๐  บาท

          การเบิกค่าเช่าที่พักเทาที่จายจริง ผู้เดินทางไปราชการจะใชใบเสร็จรับเงิน  ใบแจงรายการของโรงแรม หรือที่พักแรมที่มีขอความแสดงวาได้รับชําระเงินคาเชาที่พักเรียบร้อยแล้ว โดยเจ้าหน้าที่รับเงินของโรงแรมหรือที่พักแรมลงลายมือชื่อ วัน เดือน ป และจํานวนเงินที่ได้รับ เพื่อเป็นหลักฐานในการขอเบิกคาเชาที่พัก              

การเบิกคาเชาที่พักในอัตราห้องพักคูที่ผู้เดินทางไปราชการใชสิทธิเบิกคาใช้จายในการเดินทาง

อยูตางสังกัดกัน แตตองใชใบเสร็จรับเงินหรือใบแจงรายการของโรงแรม หรือที่พักแรม ชุดเดียวกันให้ผู้เดินทางฝายหนึ่งใช้ต้นฉบับ อีกฝายหนึ่งใชสําเนาภาพถายที่ผู้นั้นรับรองสําเนาถูกต้อง โดยใหมีบันทึกแนบท้ายระบุวารายการใดที่ฝายหนึ่งฝายใดจะเปนผู้เบิกฝายเดียว ทั้งคูจะเปนผูเบิกฝายละเปนจํานวนเทาใด ทั้งต้นฉบับและฉบับสําเนาภาพ  ถายและลงลายมือชื่อ ของผูเดินทางทั้งคูในแตละฉบับ

               ๑๒.  อัตราเบี้ยเลี้ยงเดินทางไปราชการในราชอาณาจักร ในลักษณะเหมาจ่าย

                     - ผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า ระดับ ๘ ลงมา    ๒๔๐  บาท/คน/วัน

       - ผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่า  ระดับ ๙ ขึ้นไป   ๒๗๐  บาท/คน/วัน

๓.      ส่วนสรุป  

เพื่อให้การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ มีความถูกต้องครบถ้วนเป็นไปตามระเบียบที่

เกี่ยวข้อง และมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น เป็นไปในแนวทางเดียวกัน จึงอยากขอแบ่งปันความรู้ที่ได้ศึกษามาให้กับบุคลากรที่สนใจนำไปใช้ประโยชน์

๔.      ที่อยู่/เบอร์โทรศัพท์

ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครราชสีมา

๑๑๔ หมู่ ๒ ตำบลแหลมทอง  อำเภอหนองบุญมาก

จังหวัดนครราชสีมา ๓๐๓๔๐

                  เบอร์โทรศัพท์ ๐๔๔๓๓๐๔๔๑