เรื่องน่ารู้กับการตรวจรับพัสดุ

ชื่อความรู้        เรื่องน่ารู้กับการตรวจรับพัสดุ

เจ้าของความรู้   นางวรรณมณี  กลมนอก

ตำแหน่ง          เจ้าหน้าที่ธุรการปฏิบัติงาน

สังกัด ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครราชสีมา  สถาบันการพัฒนาชุมชนกรมการพัฒนาชุมชน

แก้ปัญหาเกี่ยวกับ -     

เรื่องเล่าเข้าประเด็น (เรื่องราว/เหตุการณ์นั้นมีความเป็นมาอย่างไร)

        ด้วยการตรวจรับพัสดุเป็นขั้นตอนสำคัญขั้นตอนหนึ่งในการจัดซื้อพัสดุและการจัดจ้างทั่วไปที่ไม่ใช่          การจ้างก่อสร้าง เพราะหากคณะกรรมการตรวจรับพัสดุยังไม่ได้ตรวจรับและลงนามในบันทึกการตรวจรับพัสดุแล้ว  จะนำพัสดุดังกล่าวเข้าบัญชีควบคุมพัสดุ หรือจะนำพัสดุดังกล่าวไปใช้งานไม่ได้ซึ่งในการตรวจรับคณะกรรมการตรวจรับพัสดุจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในหน้าที่และข้อกำหนดเงื่อนไขในสัญญา เพราะหากทำการตรวจรับพัสดุที่ไม่เป็นไปตามคุณลักษณะเฉพาะหรือเงื่อนไขข้อกำหนด ในสัญญา หรือตรวจรับโดยขาดความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้อง และทำให้ราชการต้องได้รับความเสียหาย หรือเสียประโยชน์แล้ว คณะกรรมการตรวจรับพัสดุอาจถูกตรวจสอบ และถูกตั้งกรรมการสอบสวนความรับผิดในทางวินัย ทางแพ่ง ฯลฯ ได้ ดังนั้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุและผู้ที่ได้รับแต่งตั้งให้เป็นกรรมการตรวจรับพัสดุ ทำหน้าที่ตรวจรับพัสดุ อย่างถูกต้องสอดคล้องกับระเบียบ จึงขอนำระเบียบและสาระสำคัญที่เกี่ยวกับการตรวจรับพัสดุมากล่าว ไว้เพื่อนำไปใช้ประกอบในการตรวจรับพัสดุต่อไป

ส่วนขยาย (กระบวนการ/วิธีการ/เทคนิคการแก้ไขปัญหาที่ประสบผลสำเร็จ/ข้อพึงระวังที่ใช้ในการแก้ปัญหาหรือพัฒนางาน)

องค์ประกอบของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ

1. ประกอบด้วยประธานกรรมการ 1 คน และกรรมการอย่างน้อย 2 คน โดยปกติแต่งตั้งจากข้าราชการตั้งแต่  ระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไป กรณีกรรมการท่านใดท่านหนึ่ง หรือหลายท่านย้ายไปรับราชการที่อื่น หรือออกจากราชการต้องแต่งตั้งกรรมการเพิ่มเติมให้ครบองค์ประกอบก่อนการตรวจรับ

 2. ซื้อครั้งเดียวกันห้ามแต่งตั้งกรรมการเปิดซองสอบราคา หรือกรรมการพิจารณาผลการ ประกวดราคา  หรือกรรมการประกวดราคาซื้อด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นกรรมการ ตรวจรับพัสดุ

 3. การซื้อวงเงินไม่เกิน 10,000 บาท จะแต่งตั้งข้าราชการหรือลูกจ้างประจำคนหนึ่ง ซึ่งมิใช่ผู้จัดซื้อ  เป็นผู้ตรวจรับพัสดุนั้นก็ได้

4. มติคณะกรรมการตรวจรับพัสดุให้ถือมติเอกฉันท์ กรรมการท่านใดไม่เห็นด้วยกับมติของคณะกรรมการ  ให้ทำบันทึกความเห็นแย้งไว้

หน้าที่คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ

ระเบียบสำนักนายกรับมนตรีว่าด้วยการพัสดุ ข้อ 71 ได้กำหนดหน้าที่คณะกรรมการตรวจรับ พัสดุไว้ดังนี้

1.ตรวจรับพัสดุ ณ ที่ทำการของผู้ใช้พัสดุนั้น หรือสถานที่ซึ่งกำหนดไว้ในสัญญาหรือข้อตกลง   การตรวจรับพัสดุ ณ สถานที่อื่นในกรณีที่ไม่มีสัญญาหรือข้อตกลง จะต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าส่วนราชการก่อน

2.ตรวจรับพัสดุให้ถูกต้องครบถ้วนตามหลักฐานที่ตกลงกันไว้สำหรับกรณีที่มีการทดลองหรือ ตรวจสอบ ในทางเทคนิคหรือทางวิทยาศาสตร์จะเชิญผู้ชำนาญการหรือผู้ทรงคุณวุฒินั้นๆ ก็ได้ ในกรณีจำเป็นที่ไม่สามารถตรวจนับเป็นจำนวนหน่วยทั้งหมดได้ให้ตรวจรับตามหลักวิชาการสถิติ

3. โดยปกติให้ตรวจรับพัสดุในวันที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างนำพัสดุมาส่งและให้ดำเนินการให้เสร็จสิ้นไปโดยเร็วที่สุด

4. เมื่อตรวจถูกต้องครบถ้วนแล้ว ให้รับพัสดุไว้และถือว่าผู้ขายหรือผู้รับจ้างได้ส่งมอบพัสดุถูกต้อง ครบถ้วนตั้งแต่วันที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างนำพัสดุนั้นมาส่งแล้วมอบแก่เจ้าหน้าที่พัสดุพร้อมกับทำใบตรวจรับโดยลงชื่อไว้เป็นหลักฐานอย่างน้อยสองฉบับ มอบแก่ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง 1 ฉบับ และเจ้าหน้าที่ พัสดุ 1 ฉบับ เพื่อดำเนินการเบิกจ่ายเงินจากเงินจากคลังและรายงานให้หัวหน้าส่วนราชการทราบ ในกรณีที่เห็นว่าพัสดุที่ส่งมอบ มีรายละเอียด  ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในสัญญาหรือข้อตกลงให้ รายงานหัวหน้าส่วนราชการผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ เพื่อทราบหรือสั่งการ แล้วแต่กรณี

 5. ในกรณีที่ผู้ขายที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างส่งมอบพัสดุถูกต้องแต่ไม่ครบจำนวน หรือส่งมอบครบจำนวน แต่ไม่ถูกต้องทั้งหมด ถ้าสัญญาหรือข้อตกลงมิได้กำหนดไว้เป็นอย่างอื่น ให้ตรวจรับไว้เฉพาะจำนวนที่ ถูกต้อง  โดยถือปฏิบัติตาม (4) และโดยปกติให้รับรายงานหัวหน้าส่วนราชการเพื่อแจ้งให้ผู้ขายหรือผู้ รับจ้างในจำนวนที่ส่งมอบไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้องนับ

 6. การตรวจรับพัสดุที่ประกอบกันเป็นชุดหรือหน่วย ถ้าขาดส่วนประกอบอย่างใดอย่างหนึ่งไปแล้ว จะไม่สามารถใช้การได้โดยสมบูรณ์ให้ถือว่าผู้ขายหรือผู้รับจ้างยังมิได้ส่งมอบพัสดุนั้น และโดยปกติให้รีบรายงานหัวหน้าส่วนราชการเพื่อแจ้งให้ผู้ขายหรือผู้รับจ้างทราบภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่ตรวจพบ

7.ถ้ากรรมการตรวจรับพัสดุบางคนไม่ยอมรับพัสดุโดยทำความเห็นแย้งไว้ให้เสนอหัวหน้าส่วนราชการ  เพื่อพิจารณาสั่งการ ถ้าหัวหน้าส่วนราชการสั่งการให้รับพัสดุนั้นไว้ จึงดำเนินการตาม (4) หรือ (5) แล้วแต่กรณีกล่าวโดยสรุปก็คือ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุจะต้องตรวจรับพัสดุที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างส่งมอบให้ถูกต้องครบถ้วนตามสัญญาที่ได้ตกลงกันไว้ กรณีผู้ขาย หรือผู้รับจ้างส่งมอบไม่ตรง ตามข้อกำหนดสัญญา ให้รายงานหัวหน้า ส่วนราชการผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อทราบ หรือสั่งการ แล้วแต่กรณี

ระยะเวลาในการตรวจรับพัสดุ

ตามหนังสือที่ นร.1305/ว 5855 ลงวันที่ 11 กรกฎาคม 2544 ในการตรวจรับพัสดุให้คณะกรรมการตรวจรับพัสดุดำเนินการตรวจรับในวันที่คู่สัญญานำพัสดุมาส่ง มอบ และให้ดำเนินการให้แล้วเสร็จไปโดยเร็วที่สุด แต่อย่างช้าไม่เกิน 5 วันทำการนับแต่วันที่ คู่สัญญานำพัสดุมาส่งมอบ ทั้งนี้ระยะเวลาดังกล่าวไม่รวมถึงระยะเวลาในการตรวจทดลอง หรือ ตรวจสอบใน ทางเทคนิค หรือทางวิทยาศาสตร์ กรณีที่คณะกรรมการตรวจรับพัสดุไม่สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในกำหนดเวลาดังกล่าวข้างต้น ได้ให้รายงานหัวหน้าส่วนราชการพร้อมด้วยเหตุผลความจำเป็นพร้อมกับสำเนาแจ้งให้คู่สัญญาทราบ ด้วย

  กล่าวโดยสรุป ก็คือ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ จะต้องตรวจรับพัสดุในวันที่ผู้ขายนำพัสดุมาส่งมอบและตรวจรับให้เสร็จโดยเร็วที่สุดอย่างช้าไม่เกิน 5 วันทำการ โดยไม่รวมวันที่ใช้ในการตรวจสอบหรือ ทดลอง (ถ้ามี) กรณีมีการตรวจสอบหรือทดลอง ให้ทำการตรวจรับปริมาณให้ครบจำนวนตามสัญญาไว้ ก่อนการตรวจรับจะสมบูรณ์ถูกต้องตามสัญญาก็ต่อเมื่อผลการตรวจสอบหรือทดลองมีผลใช้ได้ จึงจะสามารถดำเนินการเบิกจ่ายเงินค่าพัสดุตามสัญญาต่อไปได้

หากท่านเป็นกรรมการตรวจรับพัสดุควรทำอย่างไร

ถ้าท่านได้รับการแต่งตั้งให้เป็นกรรมการตรวจรับพัสดุ ท่านควรดำเนินการดังนี้

1. ศึกษาเงื่อนไขข้อกำหนดในสัญญารายการคุณลักษณะเฉพาะ แคตตาล็อกฯลฯให้เข้าใจก่อนทำการตรวจรับ

2. ทำการตรวจรับตามหน้าที่ที่กำหนดไว้ตามระเบียบพัสดุฯ ข้อ 71 (ตามข้อ 2)

3. ทำการตรวจรับให้แล้วเสร็จโดยเร็วที่สุดไม่ควรเกินระยะเวลาตามที่ระเบียบฯ กำหนด คือ 5 วันทำการ  นับแต่ผู้ขายนำพัสดุมาส่ง (ตามข้อ 3)

4. ลงนามในบันทึกการตรวจรับพัสดุ และใบแจ้งสงวนสิทธิการปรับตามสัญญาซื้อหรือจ้าง (กรณีมีการปรับ)

5. กรณีมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงสัญญาหรือข้อตกลง หรือขยายระยะเวลาทำการตาม สัญญาหรือการงดหรือลดค่าปรับจะต้องเป็นผู้เสนอให้ความเห็นในแต่ละกรณีเพื่อให้ หัวหน้าส่วนราชการ (หรือผู้ได้รับมอบอำนาจ) ใช้ประกอบในการพิจารณาสั่งการในแต่ ละครั้งด้วย ตามนัยหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ที่นร (กวพ.) 1305/ว 11948 ลงวันที่ 13 ธันวาคม 2543

6. การตรวจรับคณะกรรมการฯ ต้องมาไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่ง มติของคณะกรรมการฯ ต้องเป็นเอกฉันท์กรณี มีความเห็นแย้งให้บันทึกความเห็นไว้เพื่อเสนอให้หัวหน้าส่วนราชการ พิจารณาสั่งการเมื่อหัวหน้าส่วนราชการสั่งการ อย่างไรก็ให้ดำเนินการไปตามนั้น

          3. ส่วนสรุป (ผลของการแก้ปัญหา/พัฒนางาน)

    จะเห็นได้ว่าในการตรวจรับพัสดุ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุจะต้องเรียนรู้ทำความเข้าใจเกี่ยวกับ เงื่อนไขที่กำหนดไว้ในสัญญาให้ชัดเจนและทำการตรวจรับตามอำนาจหน้าที่ที่กำหนดไว้ในระเบียบฯ ให้ถูกต้องครบถ้วนตามข้อกำหนดของสัญญา หากการตรวจรับพัสดุดำเนินการตรวจรับไปไม่เป็นไปตาม สัญญา ซึ่งทำให้ทางราชการเสียประโยชน์หรือเกิดผลเสียหายกับทางราชการ หรือมีเจตนาที่จะช่วยเหลือผู้ขายหรือผู้รับจ้างแล้ว ความรับผิดชอบในผลที่เกิดขึ้นดังกล่าว คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ ซึ่งอาจต้องรับผิดตามบทกำหนดโทษตามระเบียบพัสดุฯ ข้อ 10 หรือผิดตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยหลักเกณฑ์การปฏิบัติเกี่ยวกับความรับผิดทางละเมิดของเจ้าหน้าที่ พ.ศ.2539 หรือทางแพ่ง อีกด้วย และอีกประการหนึ่งที่สำคัญจะต้องเข้าใจว่าคณะกรรมการตรวจรับ พัสดุใช้ในการตรวจรับพัสดุที่ซื้อ และตรวจรับงานจ้างทั่วไปที่ไม่ใช่งานจ้างก่อสร้างด้วย

อนาคตของท่านจะสำเร็จหรือล้มเหลว ล้วนขึ้นอยู่กับการกระทำ.......ของท่านเอง

          4. ที่อยู่ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครราชสีมา 114 หมู่ 2 ต.แหลมทอง อ. หนองบุญมาก  จ. นครราชสีมา     เบอร์โทรศัพท์ 044-330441

                               ---------------------------------------------------