ชื่อเรื่อง
การเกษียนหนังสือราชการ
ชื่อ
– สกุล นางสาวแสงอรุณ ชวนงูเหลือม
ตำแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการชำนาญงาน
สังกัด ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครราชสีมา
*****************************
การเกษียนหนังสือราชการ
เกษียนหนังสือ หมายถึง ข้อความที่เขียนแทรกไว้บนหัวกระดาษ
คำสั่ง หรือหนังสือราชการ
เป็นการเขียนสรุปความที่ได้จากการวิเคราะห์และเสนอความคิดเห็นเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้ผู้บังคับบัญชามีข้อมูลเพียงพอในการวินิจฉัยตัดสินสั่งการ
วิธีเกษียนหนังสือราชการ
การเกษียนหนังสือเป็นการวิเคราะห์หนังสือ
การวิเคราะห์หนังสือคือ การกลั่นกรองเรื่อให้ผู้บังคับบัญชาวินิจฉัยสั่งการ
การวิเคราะห์หนังสือต้องใช้ความละเอียดรอบคอบและดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้
1. อ่านเรื่องให้ตลอดตั้งแต่ต้นจนจบ
ทำความเข้าใจให้แจ่มแจ้ง
2. แยกแยะประเด็นสำคัญของเรื่อง
โดยพิจารณาแต่ละย่อหน้า
3. สรุปประเด็นแยกเป็น
3 ส่วน คือ ส่วนเนื้อหา ส่วนข้อมูลเพิ่มเติม และส่วนเสนอแนะ
4. จัดลำดับประเด็นและเรียบเรียงเนื้อหาให้มีความสัมพันธ์
ย่อเรื่องให้สั้นและกระชับที่สุด
5. ตรวจสอบความถูกต้อง
ครบถ้วนของเนื้อหาและการใช้ภาษา
6. ข้อเสนอแนะ
7. ลงลายมือชื่อผู้เกษียน
8. ลงวันที่เดือนปี
เทคนิคการเกษียนหนังสือ
1. สรุปใจความจากหนังสือต้นฉบับให้ครบถ้วน
ถูกต้อง
2. ภาษาที่ใช้สั้น
กระชับ
3. เขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์ก็ได้
ถ้าเขียนด้วยลายมือควรเขียนให้อ่านง่าย
4. กำหนดหมายเลขในวงกลม
1 2 3 .... กำกับเรื่องที่เสนอขึ้นมาตามลำดับ
5. การเกษียนหนังสือให้เริ่มพิมพ์หรือเขียนบริเวณครึ่งหน้ากระดาษลงไปและจากซ้ายไปขวา
หากที่เกษียนไม่พอให้เขียนคำว่า “โปรดพลิก” และพลิกหน้าถัดไป ถ้าดูแล้วไม่มีที่พอจะเกษียน
ให้พับกระดาษครึ่งหนึ่งและเขียนหนังสือหรือพิมพ์ด้านหลังที่พับครึ่งด้านบนซ้ายกระดาษ
6. ขีดเส้นใต้เพื่อเน้นข้อความในส่วนที่เป็นใจความสำคัญ
7. ข้อเสนอแนะ
ข้อพิจารณา
ตัวอย่างเกษียนหนังสือราชการ
เรียน
อธิบดีกรม....................
-
เพื่อโปรดทราบ/พิจารณา
-
สรุปประเด็นเนื้อหา..................
-
ข้อเสนอแนะ
เห็นควร..............
ลงลายมือชื่อผู้เกษียนหนังสือ
-
ลงวันที่....
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น