การยืมเงินราชการ

เค้าโครงการเขียน “การจัดการความรู้ในงานพัฒนาชุมชน”

ชื่อเรื่อง              การยืมเงินราชการ

ชื่อ- สกุล              นางสาวปริยาภรณ์  กิ่งโพธิ์

ตำแหน่ง               เจ้าพนักงานการเงินและบัญชีชำนาญงาน

สังกัด                     ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครราชสีมา

................................................................................

วัตถุประสงค์

เพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง มีความรู้ความเข้าใจกระบวนการ วิธีการ  ขั้นตอนการยืมเงินราชการ และทราบถึงขั้นตอน และวิธีการยืมเงินราชการได้อย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

1.             เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจกระบวนการของการยืมเงินราชการ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน

ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหน่วยงาน

2.             เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานด้านการเงินและบัญชี มีความรู้ ความเข้าใจ ทราบถึงขั้นตอน และวิธีการปฏิบัติ

ในการยืมเงินราชการ ได้อย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน รวมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้องทราบและเข้าใจกระบวนการปฏิบัติงานต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้น

ปัญหาที่พบ

1.             ได้รับเอกสารแนบการยืมเงินราชการล่าช้า เช่น สำเนาโครงการฯ, ขออนุมัติดำเนินการ

ทำให้การดำเนินการเบิกจ่าย/การยืมราชการ นั้นต้องเร่งรีบและบางครั้งอาจส่งผลให้ยืมเงินราชการไม่ทัน

เนื่องจากใกล้วันที่จะดำเนินการแล้วและไม่ทราบวันดำเนินการเตรียมหลักฐานต่อไป

2.             ผู้ดำเนินการโครงการไม่ทราบขั้นตอนในการดำเนินการยืมเงินและเอกสารหลักฐานที่ต้องใช้

ในการยืมเงินราชการ

วิธีการแก้ไขปัญหาที่ประสบผลสำเร็จ

   กำจัดจุดอ่อนให้หมดสิ้นไปด้วยการให้แต่ละคนรู้ว่าการยืมเงินราชการนั้นต้องใช้หลักฐานประกอบอะไรบ้าง

สาระสำคัญ

1. ผู้มีสิทธิยืมจะต้องไม่มีการติดค้างสัญญาเงินยืมฉบับ เก่า

2. ขอยืมได้เพียงประเภทเดียว ไม่ว่าจะเป็นเงินงบประมาณ หรือเงินนอกงบประมาณ

3. เงินยืมที่จำเป็นต้องจ่ายติดต่อคาบเกี่ยวไปถึงปีงบประมาณใหม่ สำหรับเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

ไปราชการ ให้ใช้จ่ายได้ไม่เกิน 90 วันนับแต่วันเริ่มต้นปีงบประมาณใหม่  สำหรับปฏิบัติราชการอื่นๆ ให้ใช้จ่ายได้

ไม่เกิน 30 วันนับแต่วันเริ่มต้นปีงบประมาณใหม่ (เงินยืมราชการเพื่อใช้ในโครงการฯ)

การส่งใช้ใบสำคัญคู่จ่าย (หักล้างเงินยืม) และเงินเหลือจ่าย (ถ้ามี)

1. การเดินทางไปราชการให้ส่งใช้ภายใน 15 วันนับจากวันที่กลับมาถึง

2. การยืมเงินเพื่อปฏิบัติราชการอื่นๆ (ประชุม อบรม สัมมนา) ส่งใช้ภายใน 30 วันนับจากวันได้รับเงิน

ประเภทการยืมเงินราชการ

1. กรณียืมเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการอื่นๆ

2. กรณียืมเพื่อใช้ในการฝึกอบรม การจัดงาน และการประชุมระหว่างประเทศ

                   (ให้ตรวจสอบงบประมาณว่าได้รับจัดสรรเงินแล้วหรือไม่)

เอกสารประกอบการยืมเงินราชการ กรณีต่างๆดังนี้

กรณียืมเงินเพื่อเดินทางไปราชการ (ผู้เดินทางต้องเป็นผู้ยืมเท่านั้น)

1. การยืมเงินเพื่อเดินทางไปราชการ (ภายในประเทศ)

    1.1 ผู้ยืมจัดทำบันทึกข้อความขออนุมัติยืมเงิน  

    1.2 จัดทำสัญญาการยืมเงินจำนวน 2 ฉบับ ผู้ยืมลงลายมือชื่อ และวันที่ที่ยืมเงินให้เรียบร้อย 

    1.3 บันทึกข้อความขออนุญาตตัวบุคคลให้เดินทางไปราชการ พร้อมแนบประมาณค่าใช้จ่ายในการเงินยืมราชการ

    1.4 เสนอผู้มีอำนาจอนุมัติลงลายมือชื่อ

2. การยืมเงินไปประชุม /อบรม /สัมมนา /ดูงาน ภายในประเทศ (หน่วยงานเป็นผู้จัด)

    3.1 ผู้ยืมจัดทำบันทึกข้อความขออนุมัติยืมเงิน

    3.2 จัดทำสัญญาการยืมเงินจำนวน 2 ฉบับ  ผู้ยืมลงลายมือชื่อ  และวันที่ที่ยืมเงินให้เรียบร้อย พร้อมแนบสำเนาโครงการฯ  สำเนาขออนุมัติดำเนินการ  ตารางการฝึกอบรม/กำหนดการ  (รับรองสำนาถูกต้องทุกฉบับ)

ใบมอบฉันทะ  และใบสำคัญรับเงิน

    3.3 จัดทำประมาณค่าใช้จ่ายการยืมเงินราชการ  (เพื่อจะได้ทราบว่ายืมเป็นค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง)

    3.4 บันทึกขออนุญาตเดินทางไปจัดและเข้ารับการประชุม/อบรม/สัมมนา

    3.5 เสนอผู้มีอำนาจอนุมัติลงลายมือชื่อ    

    3.6 สำเนาหนังสือเชิญวิทยากร พร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง (ถ้ามี)

    3.7 หนังสือเชิญแขกผู้มีเกียรติ ผู้สังเกตการณ์ (ถ้ามี) กรณีต้องเบิกจ่ายค่าใช้จ่าย

    3.8 กำหนดการฝึกอบรมในแต่ละวันที่จัดฝึกอบรม (เพื่อคำนวณค่าสมนาคุณวิทยากรโดยแต่ละชั่วโมง

การฝึกอบรมต้องมีกำหนดเวลาการฝึกอบรมไม่น้อยกว่า 50 นาที กรณีที่ไม่ถึง 50 นาทีแต่ไม่น้อยกว่า 25 นาที

ให้จ่ายค่าสมนาคุณวิทยากรได้กึ่งหนึ่ง)

    3.9 ถ้ามีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการซื้อการจ้างต่างๆ เช่น  ค่าวัสดุ ค่าจ้างต่าง ๆ และอื่นๆ ให้รีบแจ้งไปที่งานพัสดุเพื่อที่จะได้ทำเอกสารการจัดชื้อจัดจ้างได้ทันเวลา ซึ่งยอดเงินตั้งแต่ 5,000 บาท ขึ้นไปต้องจ่ายตรงผ่านระบบ GFMIS เข้าบัญชีผู้ขาย

    3.10 ในการจัดอาหาร อาหารว่างและเครื่องดื่ม ค่าเช่าที่พัก  ได้รับการยกเว้นไม่ต้องปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ตามหนังสือที่ กค (กวพ) 0421.3/ว193 ลงวันที่     8 มิถุนายน  2552

กรณีส่งใช้หลักฐานเงินยืม

1. กรณีเดินทางไปราชการในประเทศ

    1.1 จัดทำบันทึกข้อความส่งหลักฐานใช้คืนเงินยืม

    1.2 สรุปรายละเอียดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ

    1.3 แบบรายงานการเดินทางไปราชการ (ตามแบบฟอร์ม) ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2 (กรณีเดินทางคนเดียวให้ใช้

         ส่วนที่ 1 อย่างเดียว ถ้าเดินทางเป็นหมู่คณะให้ใช้ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2)

    1.4 บันทึกข้อความอนุมัติให้เดินทางไปราชการ (ต้นฉบับ)     

    1.5 การจ่ายเงินที่ไม่อาจเรียกใบเสร็จรับเงินได้ให้ผู้จ่ายเงินใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน แบบ บก.111

    1.6 บันทึกข้อความขออนุมัติยืมเงิน (กรณียืมเงิน)

    1.7 สัญญายืมเงิน 2 ฉบับ (กรณียืมเงิน)

    1.8 ใบเสร็จรับเงินต้องมีรายละเอียดตามที่กระทรวงการคลังกำหนด ดังนี้

- ชื่อ ที่อยู่หรือที่ทำการของผู้รับเงิน

- วัน เดือน ปี ที่รับเงิน

- รายงานแสดงการรับเงินระบุว่าเป็นค่าอะไร

- จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร

- ลายมือชื่อของผู้รับเงิน

    1.9 ใบเสร็จรับเงินค่าที่พัก

- ชื่อ สถานที่อยู่ หรือที่ทำการของผู้รับเงิน

- ชื่อส่วนราชการผู้จ่ายเงิน

- วันที่ เดือน ปี ที่รับเงิน

- รายละเอียดที่พัก (จำนวนห้องพักคู่หรือเดี่ยว ราคาห้องละเท่าไร)

- จำนวนเงินตัวเลขและตัวอักษร

- ลายมือชื่อผู้รับเงิน

    1.10 ใบแจ้งรายการโรงแรม (FOLIO)

- ชื่อโรงแรมและสถานที่ตั้ง ซึ่งได้จดทะเบียนตามกฎหมาย

- ชื่อและนามสกุลผู้เช่าห้องพัก

- จำนวนผู้ที่เช่าพัก

- อัตราค่าเช่าห้องพัก

- รายละเอียดของรายการค่าใช้จ่ายซึ่งผู้เช่าห้องพักใช้บริการ

- วัน เดือน ปี และเวลาที่เช่าพักและยกเลิกการเช่าพัก

    1.11 การเช่าที่พักในอัตราห้องพักคู่ ที่ผู้เดินทางใช้สิทธิเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางต่างสังกัดกันแต่ต้องใช้

           ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งรายการของโรงแรมชุดเดียวกัน ให้ปฏิบัติดังนี้

- ให้ผู้ใช้สิทธิฝ่ายหนึ่งใช้ต้นฉบับ อีกฝ่ายหนึ่งใช้สำเนาภาพถ่ายที่ผู้ใช้สิทธิรับรองสำเนาถูกต้อง

- การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ตามหลักฐานที่ปรากฏในใบแจ้งรายการของโรงแรมให้มีบันทึก

แนบท้ายใบแจ้งรายการของโรงแรมระบุว่ารายการใดที่ฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดจะเป็นผู้เบิก ฝ่ายเดียวและรายการใดทั้งคู่จะเป็นผู้เบิกฝ่ายละเป็นจำนวนเท่าไร ทั้งต้นฉบับสำเนาภาพถ่ายและลงลายมือชื่อของผู้ใช้สิทธิทั้งคู่ในแต่ละฉบับ

    1.12  ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง ต้องใช้ใบตรวจรับน้ำมันจากทางพัสดุโดยอ้างเลขที่ใบเสร็จค่าน้ำมันเชื้อเพลิง

            เอกสารที่เกี่ยวข้องในการขออนุมัติค่าน้ำมันเชื้อเพลิงใบเสร็จค่าน้ำมันเชื้อเพลิงมีรายละเอียดดังนี้

- ชื่อ สถานที่อยู่ หรือที่ทำการของผู้รับเงิน (ผู้ขาย)

- ชื่อส่วนราชการ (ผู้ซื้อ)

- วันที่ เดือน ปี ที่รับเงิน

- รายการค่าน้ำมัน

- จำนวนเงินตัวเลขและตัวอักษร

- ลายมือชื่อผู้รับเงิน

- หมายเลขทะเบียนรถ  

    1.14 สำเนาบันทึกข้อความขออนุมัติยืมเงิน

    1.15 ใบเสร็จรับเงินค่าทางด่วน/ใบรับเงินค่าธรรมเนียมผ่านทาง

- ต้องเป็นวัน เดือน ปี พ.ศ. เดียวกับวันที่ขอรถเดินทางไป

- ทางด่วนที่ใช้ต้องเป็นทางเดียวกันกับสถานที่ขอรถ

     1.16 อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี) เช่น บันทึกข้อความอนุมัติให้เดินทางไปราชการ

     1.17 เสนอผู้มีอำนาจ

2. กรณียืมเพื่อใช้จ่ายในโครงการต่างๆ

1. ผู้ยืมเงินราชการ จัดทำบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชาเพื่อขออนุมัติดำเนินการ พร้อมเอกสารหลักฐานแนบ

    (รายละเอียดตามเอกสารประกอบตามประเภทการยืมเงินราชการ ดังนี้)

                - สัญญายืมเงินราชการ จำนวน 2 ฉบับ

                - บันทึกขออนุมัติดำเนินการและสำเนาโครงการ จำนวน 2  ฉบับ

                - ประมาณการยืมเงินราชการจำนวน  2 ฉบับ

                - ตารางฝึกอบรม/กำหนดการ  จำนวน  2  ฉบับ

                - ใบมอบฉันทะ (กรณียืมเงิน 2 คน)  จำนวน 1  ฉบับ

                - ใบสำคัญรับเงิน  จำนวน  1 ฉบับ

ขั้นตอนการดำเนินการยืมเงินราชการ

ขั้นตอนการยืมเงินราชการ

1. เมื่อได้รับเอกสารการยืมราชการ  (รายละเอียดเอกสารการยืมเงินราชการ ดังนี้)

                - สัญญายืมเงินราชการ จำนวน 2 ฉบับ

                - บันทึกขออนุมัติดำเนินการและสำเนาโครงการ จำนวน 2  ฉบับ

                - ประมาณการยืมเงินราชการจำนวน  2 ฉบับ

                - ตารางฝึกอบรม/กำหนดการ  จำนวน  2  ฉบับ

                - ใบมอบฉันทะ (กรณียืมเงิน 2 คน)  จำนวน 1  ฉบับ

                - ใบสำคัญรับเงิน  จำนวน  1 ฉบับ

2. เจ้าหน้าที่การเงิน เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเอกสารประกอบการยืมเงินราชการ

3. เจ้าหน้าที่การเงิน จัดทำบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชาเพื่ออนุมัติเบิกจ่ายต่อไป

4. เจ้าหน้าที่การเงิน จัดทำใบขอเบิกเงิน (ขบ.02) และตรวจสอบความครบถ้วนของ รหัสงบประมาณ

    รหัสกิจกรรมหลัก  แหล่งของเงิน    จำนวนเงิน  ประเภทรายการขอเบิก

5. ส่งเบิกเงิน/ยืมเงิน ผ่านระบบ GFMIS (ขบ.02)

6.  บันทึกทะเบียนคุมการเบิกจ่ายเงิน  ทะเบียนคุมงบยุทธศาสตร์/งบดำเนินงาน  ทะเบียนคุมลูกหนี้

7. ตรวจสอบการโอนเงินเข้าผ่าน  KTB  ออนไลน์ ธนาคารกรุงไทย

8. เขียนเช็คสั่งจ่ายผู้ยืมเงินราชการ และบันทึกลงในทะเบียนคุมเช็ค

9. เสนอเช็คต่อผู้บังคับบัญชา

10. สั่งจ่ายเช็คให้แก่ผู้ยืมเงินราชการ

11. หลังจากดำเนินการตามโครงการเสร็จเรียบร้อยแล้วต้องส่งหลักฐานคืนเงินยืมราชการ ภายใน 30 วัน

12. เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำใบรับใบสำคัญ ขึ้นมา 2 ฉบับ เพื่อแสดงว่าได้รับเอกสารส่งใช้คืนเงินยืมราชการ

     เรียบร้อยแล้ว (ฉบับที่1 เก็บไว้กับเอกสารส่งใช้คืนเงินยืม ฉบับที่ 2 ให้กับผู้ยืมเงินราชการ)

11. เจ้าหน้าที่การเงินตรวจสอบความถูกต้อง ความครบถ้วนของเอกสาร

12. เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำ (บช.01) ล้างลูกหนี้เงินยืม และบันทึกในทะเบียนลูกหนี้เงินยืม

13. เจ้าหน้าที่การเงินจัดเก็บเอกสารเพื่อรับการตรวจสอบต่อไป