หลักในการเขียนสัญญาที่ดี

ชื่อเรื่อง                              หลักในการเขียนสัญญาที่ดี

ชื่อ-สกุล                             นางวรรณมณี   กลมนอก

ตำแหน่ง                             เจ้าพนักงานธุรการปฏิบัติงาน

สังกัด                                งานอำนวยการ

เรื่องเล่า         

ข้าพเจ้าเริ่มเข้ารับราชการ ตำแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการปฏิบัติงาน โดยได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงานในหน้าที่งานพัสดุ ภารกิจหลักของเจ้าหน้าที่พัสดุ คือดำเนินการเกี่ยวกับการจัดทำเอง การซื้อ การจ้างการแลกเปลี่ยน การเช่า การควบคุม การจำหน่าย และการดำเนินการอื่นๆ ที่กำหนดไว้ในกฎหมาย ระเบียบ      และข้อบังคับว่าด้วยการพัสดุ ซึ่งการดำเนินการซื้อ – การจ้างจะต้องมีสัญญาเข้ามาเกี่ยวข้องทุกครั้ง

“สัญญา”ดังกล่าว มีสาระสำคัญ ดังนี้  

๑) สัญญานั้นจะต้องมีบุคคลตั้งแต่สองฝ่ายขึ้นไป ลำพังบุคคลเพียงฝ่ายเดียวไม่อาจที่จะก่อ     ให้เป็นสัญญาขั้นมาได้

๒) บุคคลทั้งสองฝ่ายจะต้องมีการแสดงเจตนา ซึ่งถูกต้องตรงกัน ซึ่งเรียกตามภาษากฎหมายว่า มีความตกลงยินยอมของบุคคลทั้งสองฝ่ายนั้นเอง

๓) ต้องมีวัตถุประสงค์ที่จะก่อให้เกิดผลผูกพันในทางกฎหมายตามที่ทั้งสองต้องการ

ปัญหาที่พบ

                   ในการทำงานพัสดุจำเป็นต้องจัดซื้อจัดจ้าง จะต้องมีสัญญาเข้ามาเกี่ยวข้องทุกครั้ง บางครั้ง     ผู้ปฏิบัติไม่มีความรู้ความเข้าใจในการทำสัญญา ข้อความในสัญญาบางครั้งอาจทำให้ถูกเอารัดเอาเปรียบกันซึ่งจะทำให้เกิดเสียหายตามมา

วิธีการแก้ไขปัญหาที่ประสบผลสำเร็จ 

                   ก่อนการจัดทำ - เขียนสัญญาใด ๆ เนื้อหาของสัญญาควรมีอะไรบ้าง

1) ชื่อสัญญา ในการเขียนสัญญา ควรมีชื่อของสัญญาเพื่อให้สามารถพิจารณาได้อย่างรวดเร็วว่าเป็นสัญญาเกี่ยวกับเรื่องอะไร เช่น ซื้อขาย ค้ำประกัน เป็นต้น ชื่อของสัญญายังบอกถึงวัตถุประสงค์ในการทำสัญญาด้วย

2) คู่สัญญาเป็นใคร สัญญาต้องบอกอย่างชัดเจนว่า เป็นสัญญาระหว่างใครกับใคร โดยอาจเป็นบริษัทกับบริษัท หรือระหว่างบริษัท กับบุคคล หรือบุคคลกับบุคคล ในกรณีของบริษัทหรือนิติบุคคล ต้องระบุ   ผู้มีอำนาจกระทำการแทนนิติบุคคลนั้นด้วย ในกรณีของบุคคลธรรมดา ควรมีการระบุเลขที่บัตรประชาชนของบุคคลนั้นๆ ด้วย

3) ระยะเวลาของสัญญา สัญญาต้องมีการกำหนดระยะเวลาที่แน่ชัด โดยระบุวันที่สัญญา     เริ่มมีผล และวันที่สิ้นสุด ทั้งนี้ควรมีการระบุสถานที่ที่ทำสัญญาด้วย

4) ความสัมพันธ์ตามสัญญา สัญญาควรบอกอย่างชัดเจนถึงความสัมพันธ์ของคู่สัญญา          ว่ามีสิทธิ ภาระหน้าที่หรือความรับผิดชอบต่อกันอย่างไรตามเนื้อหาที่สัญญาได้กำหนดไว้

5) เนื้อหาของสัญญาเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของคู่สัญญา เนื้อหาของสัญญาควรครอบคลุมรูปแบบความสัมพันธ์ของคู่สัญญาตามข้อ 4 ทั้งหมด เช่น สัญญาซื้อขายสินค้า ตามตัวอย่างนี้ สัญญาควรบอก  สิ่งต่างๆ เหล่านี้
                             - ซื้อ-ขายอะไรกัน
                             - รายละเอียดหรือ Specification ของสินค้า
                             - ราคา และจำนวน มูลค่าตามสัญญาทั้งหมดเท่าไร
                             - เงื่อนไขการส่งมอบสินค้า ; ระยะเวลา สถานที่ ค่าขนส่ง
                             - เงื่อนไขการตรวจรับสินค้าและการคืนสินค้า
                             - เงื่อนไขการชำระเงิน: Credit term, สกุลเงิน
                             - ลิขสิทธิ์เกี่ยวกับสินค้า และการรักษาความลับของคู่สัญญาเกี่ยวกับสินค้า
                             - เงื่อนไขอื่นๆ ที่ได้ตกลงกัน เช่น การบรรจุ ภาษีที่เกี่ยวข้อง

6) การดำเนินการเมื่อฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งผิดสัญญา สัญญาควรบอกอย่างชัดเจนว่าเมื่อคู่สัญญาฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งผิดสัญญา จะมีการดำเนินการอะไรกับอีกฝ่ายหนึ่งและอย่างไร และควรมีข้อความระบุให้อีกฝ่ายยอมรับการดำเนินการนั้น ๆ ด้วย เช่น จะปรับเป็นจำนวนเงินเท่าไร เป็นต้น และเพื่อเป็นหลักประกันการทำผิดสัญญา ควรมีการกำหนดให้มีการทำประกันอย่างใดอย่างหนึ่งไว้เสมอ เช่น การวางเงินประกัน เป็นต้น          โดยวงเงินประกันต้องสอดคล้องกับความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้

สัญญาควรจะสามารถปกป้องสิทธิ์และประโยชน์ของแต่ละฝ่ายได้เมื่อเกิดข้อขัดแย้ง โดยควรบอกได้ว่าฝ่ายใดเป็นผู้ละเมิดสัญญา หรือสามารถนำไปสู่การพิจารณาได้ง่าย

7) การบอกเลิกสัญญา สัญญาควรมีการกำหนดเงื่อนไขในการบอกเลิกสัญญาของแต่ละฝ่าย  ไว้ด้วยว่า จะสามารถทำได้ในกรณีใดบ้าง และต้องบอกล่วงหน้าเป็นระยะเวลาเท่าไร และแต่ละฝ่ายต้องรับผิดชอบอะไรจากการบอกเลิกสัญญา

8) การต่อสัญญา สัญญาควรมีการกำหนดเงื่อนไขการต่อสัญญาคราว ๆ ไว้ให้ทราบด้วย     เช่น กรณีของสัญญาเช่า อาจกำหนดไว้ว่าให้สามารถต่อสัญญาได้คราวละ 3 ปี

9) ครอบคลุมปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ในการเขียนสัญญา ควรมีการคาดการปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในทางปฏิบัติระหว่างคู่สัญญาด้วย

10) ความละเอียดของสัญญา สัญญา ควรมีความละเอียดในแง่ของการครอบคลุมประเด็นข้อตกลง การดำเนินการ หรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด แต่ข้อปฏิบัติต่างๆ ของสัญญาต้องมีความยืดหยุ่นและเปิดกว้างพอสมควร การเขียนละเอียด-เจาะจงเกินไป อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ เนื่องจากเราอาจลืม หรือยังมีสิ่งที่เรายังนึกไม่ถึงได้เมื่อเขียนสัญญา

11) การระบุตัวเลขในสัญญา ข้อความที่เป็นตัวเลข เช่น จำนวนเงิน ควรมีการเขียนจำนวนเงินที่เป็นตัวอักษรประกอบไว้ด้วยเสมอ เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการระบุจำนวน หรือป้องกันการแก้ไข         ในภายหลังโดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง นอกจากนี้ ควรต้องมีการระบุมูลค่าที่แน่ชัดของข้อตกลงตามสัญญาเสมอ

12) ลงชื่อคู่สัญญาและพยาน สัญญาจะต้องให้มีการลงชื่อคู่สัญญาเสมอ โดยเป็นการลงลายมือชื่อหรือลายเซ็น เพื่อรับรองว่าได้อ่านสัญญาเป็นที่เข้าใจดีแล้ว กรณีที่เป็นนิติบุคคลต้องมีการประทับตราบริษัทด้วย กรณีที่สัญญามีหลายหน้า ต้องมีการเซ็นกำกับทุกหน้า และต้องมีพยานเซ็นร่วมรับรู้เช่นกัน สำหรับ       การทำนิติกรรมในบางประเภทที่กำหนดให้ผู้ที่สมรสแล้ว ต้องได้รับการอนุญาต หรือรับรู้จากคู่สมรส ก็ต้องให้   คู่สมรสลงนามด้วย

ข้อพึงระวัง  

                    สัญญาควรเขียนด้วยภาษาที่เข้าใจได้ง่าย ไม่คลุมเครือ หรือต้องการการตีความอีก และไม่ควร   มีอะไรซ่อนเร้นอยู่เบื้องหลังสัญญา ไม่กล่าวซ้ำซ้อน หรือยาวเกินไปสัญญาควรเป็นธรรมต่อคู่สัญญาทุกฝ่าย        ในการเขียนสัญญาควรมีการพิจารณาด้วยว่า มีข้อใดที่ขัดกับกฎหมายอื่นๆ หรือไม่ หรือกฎหมายอื่นอนุญาต      ให้ทำได้หรือไม่ ในการดำเนินงานในทางปฏิบัติ บางกรณีคู่สัญญาอาจยกข้อกฎหมายที่ทำให้คู่สัญญาอีกฝ่าย       ไม่สามารถดำเนินการตามควรได้ เช่น การเข้าเช็คสินค้าในพื้นที่ของตัวแทน กรณีที่มีความขัดแย้ง ตัวแทน       อาจไม่ยอมให้บริษัทแม่เข้าทำการตรวจเช็ค โดยอาจอ้างการบุกรุกสถานที่ ในกรณีนี้ควรมีการกำหนด            แนวทางแก้ไขไว้ด้วยวันที่ในสัญญา ต้องมีการลงวันที่ที่ทำสัญญาไว้ด้วยเสมอ กระดาษอุปกรณ์ที่ใช้ เช่น ปากกา ควรใช้กระดาษอย่างดีเพราะต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน ปากกาเขียนควรใช้ด้ามเดียวตลอดในการเขียนสัญญา  ผู้เขียนสัญญาเช่นกัน ใครเป็นผู้เขียนก็เขียนตลอดและควรระบุว่าเป็นผู้เขียนสัญญาด้วย และควรเขียนให้พอดี   กับกระดาษ

          ทั้งนี้ ในการทำสัญญาแต่ละประเภทซึ่งจะมีลักษณะเฉพาะในทางปฏิบัติต่างกันออกไป ผู้ทำสัญญาควรนึกถึงสภาพการดำเนินงานจริง และพิจารณาว่าควรจะกำหนดสิ่งใดบ้าง เพื่ออำนวยความสะดวกในทางปฏิบัติหรือเพื่อการควบคุม ตรวจสอบที่จำเป็น เช่น สัญญาเช่าต่างๆ ควรกำหนดให้ผู้ให้เช่าหรือตัวแทน สามารถ      เข้าตรวจสอบสถานที่ที่ให้เช่าได้ หรือต้องกำหนดให้มีการทำประกันอัคคีภัย เป็นต้น